Het korte antwoord: verstuur een uitnodiging voor een verjaardag of etentje drie tot vier weken van tevoren, voor een kinderfeestje twee tot drie weken en voor een bruiloft zes tot acht weken, met een save the date vier tot acht maanden ervoor. Hoe groter het feest, hoe verder gasten moeten reizen en hoe drukker de periode, hoe eerder je verstuurt. Hieronder lees je per gelegenheid welke termijn werkt, wanneer je om een reactie vraagt en wat je doet als je laat bent.
Termijnen per gelegenheid
- Etentje of borrel thuis: een tot twee weken van tevoren.
- Verjaardag: drie tot vier weken. Voor een groot feest, zoals een 30e, 40e of 50e verjaardag op een locatie, vier tot zes weken.
- Kinderfeestje: twee tot drie weken. Eerder raakt de uitnodiging zoek in de schooltas of de groepsapp, later zijn weekenden vaak al gevuld met andere feestjes.
- Babyshower: drie tot vier weken, en in overleg met de aanstaande ouders.
- Communie of lentefeest: zes tot acht weken, omdat deze feesten in dezelfde weekenden in het voorjaar vallen.
- Bedrijfsfeest of kerstborrel: zes tot acht weken. Agenda's van collega's lopen in november en december snel vol.
- Jubileum of pensioenfeest: vier tot zes weken.
- Bruiloft: een save the date vier tot acht maanden van tevoren, de uitnodiging zelf zes tot acht weken voor de dag. Bij een bruiloft in het buitenland of in een vakantieperiode stuur je de save the date nog eerder, acht tot twaalf maanden.
Waarom te vroeg ook niet werkt
Een uitnodiging die drie maanden van tevoren binnenkomt voor een verjaardag, wordt gelezen, goedbedoeld beantwoord en daarna vergeten. Mensen plannen hun weekenden meestal een paar weken vooruit. Wie te vroeg verstuurt, krijgt daardoor vaker late afzeggingen en gasten die op de dag zelf nog vragen hoe laat het ook alweer begon. Wil je een datum toch vroeg vastleggen, stuur dan eerst een korte save the date en later de echte uitnodiging met alle details.
Save the date of meteen de uitnodiging
Een save the date is alleen nodig als gasten iets moeten regelen: een overnachting, vrij nemen, oppas of een reis. Bij een bruiloft, een groot jubileum of een feest in het buitenland is dat bijna altijd zo. Voor een verjaardag of kinderfeestje is een save the date overbodig. Houd hem kort: wie, wat, de datum en de plaats, en de belofte dat de uitnodiging volgt. Stuur een save the date alleen naar mensen die je ook echt uitnodigt, want terugdraaien is pijnlijk.
Hoe lang geef je gasten om te reageren
Vraag om een antwoord op een vaste datum, niet om "zo snel mogelijk". Een concrete datum werkt beter, omdat gasten weten waar ze aan toe zijn. Reken terug vanaf het moment dat jij het aantal moet doorgeven:
- Een cateraar of restaurant wil het definitieve aantal vaak een tot twee weken van tevoren weten. Leg de reactiedatum dan drie weken voor het feest.
- Bij een bruiloft met tafelschikking heb je ruimer de tijd nodig: vraag om een antwoord vier tot zes weken voor de dag.
- Voor een kinderfeestje of borrel thuis is een week van tevoren genoeg.
Zet die datum duidelijk in de uitnodiging, bijvoorbeeld: "Laat je voor 1 maart weten of je erbij bent?" Hoe je gasten daarna vriendelijk herinnert, lees je in gasten reageren niet: zo vraag je zonder te zeuren om een antwoord.
